Purchase Order மேலாண்மை

SimpleBillBook-இல் உள்ள Purchase Orders (POs), actual purchase செய்வதற்கு முன் vendors-இலிருந்து goods அல்லது services-ஐ முறையாக request செய்ய அனுமதிக்கிறது. இது planning, budgeting மற்றும் procurement requests-க்கான சரியான documentation-ஐ உறுதி செய்ய உதவுகிறது.

Purchase Orders Overview

Purchase Orders, உங்கள் business மற்றும் vendors இடையிலான அதிகாரப்பூர்வ ஒப்பந்தங்களாக செயல்படுகிறது. இதில் குறிப்பிடப்படுவது:

• தேவையான products/services
• quantities மற்றும் prices
• delivery dates மற்றும் terms
• payment conditions

Purchase Orders பார்வையிடுதல்

அனைத்து purchase orders-ஐ பார்க்க:

1. முக்கிய sidebar-இல் இருந்து Manage Purchase → Purchase Order என்பதற்கு செல்லவும்
2. அனைத்து purchase orders மற்றும் அவற்றின் தற்போதைய status-ஐ கொண்ட table காணப்படும்

படம் 1: status மற்றும் details உடன் அனைத்து purchase orders-ஐ காட்டும் list

Purchase Order Table Columns:

Order Information:

• Purchase Order: தனித்துவமான PO number (உதாரணம்: PO1000)
• Order Date: PO உருவாக்கப்பட்ட தேதி
• Vendor: vendor பெயர்
• Qty: order செய்யப்பட்ட items-இன் மொத்த quantity

Financial and Delivery Details:

• Total: மொத்த order value
• Delivery Date: எதிர்பார்க்கப்படும் delivery date
• Created By: PO உருவாக்கிய user
• Status: தற்போதைய status (converted அல்லது pending)

கிடைக்கக்கூடிய முக்கிய Actions:

• Create Purchase Order: புதிய PO உருவாக்க
• Settings: PO numbering மற்றும் terms configure செய்ய
• Type to search: ஏற்கனவே உள்ள POs-ஐ filter/search செய்ய
• Edit/View: எந்த PO-ஐயும் click செய்து edit அல்லது view செய்ய

புதிய Purchase Order உருவாக்குதல்

படி 1: PO Creation அணுகுதல்

POs list page-இல் இருந்து Create Purchase Order button-ஐ click செய்யவும்.

படி 2: Purchase Order Details நிரப்புதல்

படம் 2: புதிய purchase orders உருவாக்கும் form

Header Information:

• Vendor: dropdown-இல் இருந்து vendor தேர்வு செய்யவும் (required)
• Purchase Order Date: தற்போதைய தேதியுடன் auto-fill ஆகும் (editable)
• Delivery Date: vendor-இலிருந்து எதிர்பார்க்கப்படும் delivery date
• PO Number: settings அடிப்படையில் auto-generated (உதாரணம்: LE-PO 2)
• Status: default ஆக "Draft" இருக்கும் (தேவையெனில் "Sent", "Accepted" அல்லது "Rejected" ஆக மாற்றலாம்)

Item Selection:

1. order-இல் products சேர்க்க + Add Item button-ஐ click செய்யவும்
2. dropdown-இல் இருந்து Product தேர்வு செய்யவும்
3. quantity, unit price மற்றும் item-specific notes உள்ளிடவும்
4. தேவைக்கேற்ப பல items சேர்க்கவும்

Financial Summary:

• Subtotal: tax-க்கு முன் அனைத்து item values-இன் மொத்தம்
• Tax Amount: tax settings அடிப்படையில் கணக்கிடப்பட்ட tax
• Total Amount: taxes உட்பட இறுதி amount

படி 3: Purchase Order சேமித்தல்

• Create purchase order: பின்னர் edit செய்ய save செய்யவும்

Purchase Order Actions

purchase orders உருவாக்கப்பட்ட பிறகு, பல்வேறு actions செய்ய முடியும்:

படம் 3: action buttons உடன் purchase orders list

Available Actions

Action	Description
Preview	purchase order-இன் printable version-ஐ பார்க்க

Example Purchase Orders

PO Number	Date	Vendor	Qty	Total	Delivery Date	Status
PO1001	17/02/2026	SWT Electronics	4	₹82,400.00	24/02/2026	Sent
PO1000	17/02/2026	SWT Electronics	2	₹51,500.00	24/02/2026	Draft

Purchase Order Settings

PO Settings அணுகுதல்

purchase orders page-இல் இருந்து Settings button-ஐ click செய்து PO defaults configure செய்யவும்.

படம் 4: purchase orders-க்கான configuration settings

Configurable Settings:

Numbering System:

• Purchase Order Prefix: custom prefix (default: "PO")
• Start Number*: ஆரம்ப sequence number (required)
• Last Used Number: கடைசியாக generate செய்யப்பட்ட number-ஐ system track செய்யும்
• Next Purchase Order Number: அடுத்த auto-generated number preview

Terms and Conditions:

• Default Terms: standard terms உள்ளிடவும் (ஒவ்வொரு line-க்கும் ஒன்று)
• Payment Terms: default payment conditions
• Delivery Terms: standard delivery expectations

Other Settings:

• Default Status: புதிய POs-க்கான ஆரம்ப status
• Email Templates: automatic email notifications configure செய்ய
• Approval Workflow: approval requirements அமைக்க

Settings சேமித்தல்:

• மாற்றங்களை apply செய்ய Save Settings button-ஐ click செய்யவும்
• modifications-ஐ நிராகரிக்க Cancel பயன்படுத்தவும்
• settings அனைத்து எதிர்கால purchase orders-க்கும் பொருந்தும்

Purchase Order Workflow

வழக்கமான PO Lifecycle:

1. Draft Stage (Status: Draft)

• PO உருவாக்கப்பட்டுள்ளது ஆனால் இன்னும் finalize செய்யப்படவில்லை
• edit மற்றும் modify செய்யலாம்
• vendor-க்கு தெரியாது

2. Approval Stage (Status: Sent/Approved)

• quotation/confirmation-க்காக vendor-க்கு அனுப்பப்படும்
• internal approvals தேவைப்படலாம்
• vendor accept செய்யலாம் அல்லது changes முன்மொழியலாம்

3. Processing Stage (Status: Processing)

• vendor order-ஐ acknowledge செய்து process செய்கிறார்
• items shipment-க்கு தயாராகும்
• delivery schedule செய்யப்படும்

4. Delivery Stage (Status: Partially Received/Received)

• goods vendor-இலிருந்து பெறப்படும்
• quantity verification செய்யப்படும்
• quality checks நடத்தப்படும்

5. Completion Stage (Status: Completed/Closed)

• அனைத்து items-மும் பெறப்பட்டு accept செய்யப்பட்டுள்ளன
• Purchase Entry ஆக convert செய்யப்படும்
• payment processing-க்கு தயாராகும்

6. Cancellation (Status: Cancelled)

• fulfillment-க்கு முன் order cancel செய்யப்பட்டது
• காரணங்கள் பதிவு செய்யப்படும்
• vendor-க்கு அறிவிக்கப்படும்

Purchase Order Management-க்கான சிறந்த நடைமுறைகள்

திறமையான POs உருவாக்குதல்:

1. Clear Descriptions: குறிப்பிட்ட product names மற்றும் codes பயன்படுத்தவும்
2. Accurate Quantities: order quantities-ஐ இருமுறை சரிபார்க்கவும்
3. Realistic Dates: சாத்தியமான delivery timelines அமைக்கவும்
4. Complete Information: தேவையான vendor details அனைத்தும் சேர்க்கவும்
5. Terms Clarity: payment மற்றும் delivery terms-ஐ தெளிவாக குறிப்பிடவும்

Vendor Communication:

1. Send Promptly: approve செய்யப்பட்டவுடன் vendors-க்கு POs அனுப்பவும்
2. Confirm Receipt: vendor PO பெற்றுள்ளாரா verify செய்யவும்
3. Track Responses: vendor acknowledgments மற்றும் quotes monitor செய்யவும்
4. Update Status: process முழுவதும் PO status update செய்து வைத்திருக்கவும்

Internal Coordination:

1. Budget Alignment: POs budget constraints-க்கு உட்பட்டதா உறுதி செய்யவும்
2. Department Approval: internal approval workflows பின்பற்றவும்
3. Inventory Planning: expected deliveries-க்காக inventory team உடன் ஒருங்கிணைக்கவும்
4. Receiving Preparation: expected shipments-க்காக receiving department-ஐ தயாராக்கவும்

PO-ஐ Purchase Entry ஆக மாற்றுதல்

Items பெறப்பட்டபோது:

1. list-இல் PO-ஐ கண்டுபிடிக்கவும்
2. Convert to Purchase action-ஐ click செய்யவும்
3. received quantities-ஐ PO-உடன் verify செய்யவும்
4. system தானாக Purchase Entry உருவாக்கும்
5. PO status "Received" அல்லது "Completed" ஆக update செய்யப்படும்

Partial Receipts:

1. உண்மையில் பெறப்பட்ட quantities-ஐ பதிவு செய்யவும்
2. system received items-க்கு மட்டும் Purchase Entry உருவாக்கும்
3. PO remaining balance-ஐ காட்டும்
4. மீதமுள்ள items வந்தபின் PO update செய்யவும்

பொதுவான சூழல்கள் மற்றும் தீர்வுகள்

Scenario 1: PO அனுப்பிய பிறகு Price Changes

Solution:

1. updated pricing-க்காக vendor-உடன் தொடர்பு கொள்ளவும்
2. முக்கியமான மாற்றங்கள் இருந்தால் புதிய PO உருவாக்கவும்
3. அல்லது adjusted prices உடன் Purchase Entry உருவாக்கவும்
4. changes-க்கான காரணங்களை பதிவு செய்யவும்

Scenario 2: Vendor நேரத்திற்கு Delivery செய்ய முடியவில்லை

Solution:

1. புதிய delivery date உடன் PO update செய்யவும்
2. சாத்தியமானால் partial shipments பரிசீலிக்கவும்
3. அவசர தேவைகளுக்கு alternative vendors மதிப்பாய்வு செய்யவும்
4. vendor performance tracking-க்காக delays பதிவு செய்யவும்

Scenario 3: குறிப்பிட்டபடி இல்லாத Items

Solution:

1. non-conforming items-ஐ accept செய்ய வேண்டாம்
2. explanation உடன் vendor-க்கு திருப்பி அனுப்பவும்
3. actual received items அடிப்படையில் PO update செய்யவும்
4. replacement அல்லது credit கேட்கவும்

Scenario 4: ஒரு PO-க்கு Multiple Shipments

Solution:

1. ஒவ்வொரு shipment-ஐ வந்தபோது receive செய்யவும்
2. system partial receipts track செய்யும்
3. PO cumulative received quantities-ஐ காட்டும்
4. அனைத்து items-மும் வந்தபின் finalize செய்யவும்

மற்ற Modules உடன் Integration

Vendor Management:

• PO History: ஒவ்வொரு vendor உடனான அனைத்து POs-ஐ track செய்யும்
• Performance Metrics: vendor delivery reliability பகுப்பாய்வு செய்யும்
• Spending Analysis: vendor அடிப்படையிலான purchasing patterns monitor செய்யும்

Inventory Management:

• Expected Stock: POs எதிர்கால inventory additions-ஐ காட்டும்
• Reorder Planning: stock replenishment திட்டமிட உதவும்
• Budget Forecasting: inventory budget planning-க்கு உதவும்

Financial Planning:

• Commitment Tracking: POs எதிர்கால financial commitments-ஐ குறிக்கும்
• Cash Flow Projection: எதிர்கால payments forecast செய்ய உதவும்
• Budget Control: actual vs. planned purchases monitor செய்யும்

Purchase Management:

• Seamless Conversion: items பெறப்பட்டதும் POs Purchase Entries ஆக convert செய்யப்படும்
• Document Trail: முழுமையான procurement history பராமரிக்கப்படும்
• Variance Analysis: PO மற்றும் actual purchase details ஒப்பிடப்படும்

Reports and Analytics

கிடைக்கக்கூடிய PO Reports:

1. Open POs Report: இன்னும் complete ஆகாத அனைத்து POs
2. PO vs. Purchase Analysis: ordered vs. received ஒப்பீடு
3. Vendor Performance: delivery timeliness மற்றும் accuracy
4. Departmental Spending: department அல்லது category அடிப்படையிலான POs
5. Pending Approvals: authorization காத்திருக்கும் POs

கண்காணிக்க வேண்டிய முக்கிய Metrics:

• PO Cycle Time: creation முதல் completion வரை
• Vendor Compliance: PO terms-க்கு vendor adherence
• Budget Variance: PO value vs. actual purchase cost
• Partial Delivery Rate: split shipments நிகழும் அடிக்கடி விகிதம்

---