கொள்முதல் மேலாண்மை

simpleBillBook இல் கொள்முதல் மேலாண்மை விற்பனையாளர்களிடமிருந்து கையிருப்பு கொள்முதலைக் கண்காணிக்கவும், கொள்முதல் ஆர்டர்களை நிர்வகிக்கவும், துல்லியமான கையிருப்பு பதிவுகளைப் பராமரிக்கவும் உதவுகிறது. இந்த வழிகாட்டி கொள்முதல் பதிவுகளை உருவாக்குதல், கொள்முதல் அமைப்புகளை உள்ளமைத்தல் மற்றும் விற்பனையாளர் பரிவர்த்தனைகளை நிர்வகித்தல் ஆகியவற்றை உள்ளடக்குகிறது.

கொள்முதல் மேலாண்மையின் மேலோட்டம்

கொள்முதல் மேலாண்மை பக்கப்பட்டியிலிருந்து அணுகக்கூடிய மூன்று முக்கிய கூறுகளைக் கொண்டுள்ளது:

• கொள்முதல் பதிவு: விற்பனையாளர்களிடமிருந்தான உண்மையான கொள்முதல்களைப் பதிவு செய்தல்
• கொள்முதல் ஆர்டர்: எதிர்கால கொள்முதலுக்கான கொள்முதல் ஆர்டர்களை உருவாக்குதல்
• டெபிட் நோட்: விற்பனையாளர்களுடனான ரிட்டர்ன்கள் அல்லது மாற்றங்களைக் கையாளுதல்

கொள்முதல் வரலாற்றைப் பார்ப்பது

அனைத்து கொள்முதல் பதிவுகளையும் காண:

1. பிரதான பக்கப்பட்டியிலிருந்து கொள்முதல் மேலாண்மை → கொள்முதல் பதிவு செல்லவும்
2. அனைத்து கொள்முதல் பரிவர்த்தனைகளின் விரிவான அட்டவணையைக் காண்பீர்கள்

படம் 1: கொள்முதல் பதிவுகள் பட்டியல் - பரிவர்த்தனை வரலாற்றைக் காட்டுகிறது

கொள்முதல் அட்டவணை நெடுவரிசைகள்:

பரிவர்த்தனை விவரங்கள்:

• கொள்முதல் எண்: தனித்துவ அடையாளங்காட்டி (எ.கா., PUR1, PUR2)
• கொள்முதல் தேதி: கொள்முதல் நடைபெற்ற தேதி
• விற்பனையாளர்: விற்பனையாளரின் பெயர்
• அளவு: வாங்கப்பட்ட பொருட்களின் மொத்த அளவு

நிதி தகவல்கள்:

• மொத்தம்: மொத்த கொள்முதல் தொகை
• செலுத்தப்பட்ட தொகை: விற்பனையாளருக்கு ஏற்கனவே செலுத்தப்பட்ட தொகை
• கட்டண நிலை: செலுத்தப்பட்டது/செலுத்தப்படவில்லை நிலை
• உருவாக்கியவர்: கொள்முதல் பதிவை உருவாக்கிய பயனர்

தேடல் மற்றும் வடிகட்டல்:

• தேட தட்டச்சு செய்க: கொள்முதல் எண், விற்பனையாளர் அல்லது பிற அளவுகோல்கள் மூலம் தேடவும்
• பக்கவரிசைப்படுத்தல்: கொள்முதல் பதிவுகளின் பல பக்கங்கள் வழியாக செல்லவும்

புதிய கொள்முதல் பதிவை உருவாக்குதல்

படி 1: கொள்முதல் உருவாக்கத்தை அணுகுதல்

கொள்முதல் பதிவுகள் பக்கத்திலிருந்து, புதிய கொள்முதலை உருவாக்க கொள்முதலைச் சேர் அல்லது ஒத்த பொத்தானைக் கிளிக் செய்யவும்.

படி 2: கொள்முதல் விவரங்களை நிரப்புதல்

படம் 2: புதிய கொள்முதல் பதிவுகளை உருவாக்குவதற்கான படிவம்

விற்பனையாளர் தகவல்கள்:

• விற்பனையாளர்*: கீழ்தோன்றும் பட்டியலிலிருந்து விற்பனையாளரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (கட்டாயப் புலம்)
• விலைப்பட்டியல் எண்: அமைப்புகளின் அடிப்படையில் தானாக உருவாக்கப்படும் (எடுத்துக்காட்டில் PUR2)
• விற்பனையாளர் விலைப்பட்டியல் எண்: விருப்பத்தேர்வு - விற்பனையாளரின் குறிப்பு எண்

உருப்படி தேர்வு:

1. கொள்முதலில் பொருட்களைச் சேர்க்க + உருப்படியைச் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
2. கீழ்தோன்றும் பட்டியலிலிருந்து பொருளைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (எ.கா., ஹோம் தியேட்டர்)
3. ஒவ்வொரு உருப்படிக்கும் அளவு, அலகு விலை மற்றும் பிற விவரங்களை உள்ளிடவும்
4. தேவைக்கேற்ப பல உருப்படிகளைச் சேர்க்கவும்

கட்டண தகவல்கள்:

• முழுமையாகச் செலுத்தப்பட்டது எனக் குறிக்க: முழுமையான கட்டணத்தைக் குறிப்பிட செக்பாக்ஸ்
• கட்டண நிலை: கட்டணத்தின் அடிப்படையில் தானாக புதுப்பிக்கப்படும் (செலுத்தப்படவில்லை/செலுத்தப்பட்டது/பகுதி)
• செலுத்தப்பட்ட தொகை: கொள்முதல் நேரத்தில் செலுத்தப்பட்ட தொகையை உள்ளிடவும்

கூடுதல் விவரங்கள்:

• குறிப்புகள்: தொடர்புடைய குறிப்புகள் அல்லது விதிமுறைகளைச் சேர்க்கவும்
• கொள்முதல் தேதி: இயல்புநிலையாக தற்போதைய தேதி (திருத்தக்கூடியது)

படி 3: கொள்முதலைச் சேமித்தல்

அனைத்து விவரங்களையும் நிரப்பிய பிறகு, கொள்முதல் பதிவைச் சேமிக்கவும். கணினி பின்வருவனவற்றைச் செய்யும்:

• கையிருப்பு இருப்பு அளவுகளைப் புதுப்பிக்கும்
• விற்பனையாளருக்கான செலுத்த வேண்டிய பதிவை உருவாக்கும் (செலுத்தப்படாதிருந்தால்)
• கொள்முதல் எண்ணை உருவாக்கும்

கொள்முதல் அமைப்புகள் உள்ளமைவு

கொள்முதல் அமைப்புகளை அணுகுதல்

கொள்முதல் மேலாண்மை பிரிவிலிருந்து, அமைப்புகளை அணுகவும் (பொதுவாக கியர் ஐகான் அல்லது அமைப்புகள் மெனு மூலம்).

படம் 3: கொள்முதல் எண்ணிடல் மற்றும் உள்ளமைவு அமைப்புகள்

உள்ளமைக்கக்கூடிய அமைப்புகள்:

கொள்முதல் எண்ணிடல்:

• கொள்முதல் முன்னொட்டு: கொள்முதல் எண்களுக்கான தனிப்பயன் முன்னொட்டு (இயல்புநிலை: PUR)
• தொடக்க எண்: தொடக்க வரிசை எண்
• கடைசியாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட எண்: கடைசியாக உருவாக்கப்பட்ட எண்ணை கணினி கண்காணிக்கிறது
• அடுத்த கொள்முதல் எண்: அடுத்த தானாக உருவாக்கப்படும் எண்ணின் முன்னோட்டம்

காட்சி அமைப்புகள்:

• கொள்முதல் தேதி வடிவம்: தேதி காட்சி வடிவத்தை உள்ளமைக்கவும்
• இயல்புநிலை கட்டண விதிமுறைகள்: நிலையான கட்டண விதிமுறைகளை அமைக்கவும்
• வரி அமைப்புகள்: இயல்புநிலை வரி விகிதங்களை உள்ளமைக்கவும்

அமைப்புகளைச் சேமித்தல்:

• மாற்றங்களைப் பயன்படுத்த அமைப்புகளைச் சேமி என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்
• மாற்றங்களை நிராகரிக்க ரத்து என்பதைப் பயன்படுத்தவும்
• அமைப்புகள் எதிர்கால கொள்முதல் பதிவுகள் அனைத்தையும் பாதிக்கும்

கொள்முதல் பணிப்பாய்வு: படிப்படியாக

முழுமையான கொள்முதல் செயல்முறை:

1. கொள்முதலுக்கு முந்தைய தயாரிப்பு:

• விற்பனையாளர்கள் பிரிவில் விற்பனையாளர்கள் சேர்க்கப்பட்டுள்ளதை உறுதிப்படுத்தவும்
• பொருட்கள் கையிருப்பில் இருப்பதை சரிபார்க்கவும்
• கொள்முதல் அமைப்புகள் உள்ளமைக்கப்பட்டுள்ளதைச் சரிபார்க்கவும்

2. கொள்முதல் பதிவை உருவாக்குதல்:

• இருக்கும் பட்டியலிலிருந்து விற்பனையாளரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
• வாங்கப்பட்ட பொருட்களை அளவுகள் மற்றும் விலைகளுடன் சேர்க்கவும்
• கட்டண நிலை மற்றும் விதிமுறைகளை அமைக்கவும்
• ஏதேனும் சிறப்புக் குறிப்புகளைச் சேர்க்கவும்

3. கொள்முதலுக்குப் பிந்தைய செயல்கள்:

• கையிருப்பு புதுப்பிப்பு: கையிருப்பு தானாக அதிகரிக்கிறது
• விற்பனையாளர் செலுத்த வேண்டியவை: தொகை விற்பனையாளரின் கணக்கில் சேர்க்கப்படுகிறது
• ஆவண உருவாக்கம்: கொள்முதல் ரசீது உருவாக்கப்படுகிறது

4. கட்டண செயலாக்கம்:

• பகுதி அல்லது முழுமையான கட்டணங்களைப் பதிவு செய்யவும்
• கட்டண நிலையைப் புதுப்பிக்கவும்
• நிலுவை இருப்புகளைக் கண்காணிக்கவும்

கொள்முதல் பரிவர்த்தனைகளின் வகைகள்

1. நிலையான கொள்முதல் பதிவு

• முடிக்கப்பட்ட கொள்முதல்களைப் பதிவு செய்தல்
• உடனடி கையிருப்பு புதுப்பிப்பு
• விற்பனையாளர் கட்டண கண்காணிப்பு

2. கொள்முதல் ஆர்டர் (எதிர்கால ஆர்டர்)

• எதிர்கால டெலிவரிக்கான ஆர்டர்களை உருவாக்குதல்
• உடனடி கையிருப்பு தாக்கம் இல்லை
• எதிர்பார்க்கப்படும் டெலிவரிகளைக் கண்காணித்தல்

3. டெபிட் நோட் (கொள்முதல் ரிட்டர்ன்)

• விற்பனையாளர்களுக்கான ரிட்டர்ன்களைக் கையாளுதல்
• கையிருப்பு அளவுகளைக் குறைத்தல்
• விற்பனையாளர் செலுத்த வேண்டியவற்றைச் சரிசெய்தல்

கொள்முதல் மேலாண்மைக்கான சிறந்த நடைமுறைகள்

விற்பனையாளர் மேலாண்மை:

1. சரிபார்க்கப்பட்ட விற்பனையாளர்கள்: சரிபார்க்கப்பட்ட, செயலில் உள்ள விற்பனையாளர்களிடமிருந்து மட்டுமே கொள்முதல் செய்யவும்
2. கட்டண விதிமுறைகள்: தெளிவான கட்டண விதிமுறைகளைப் பேச்சுவார்த்தை நடத்தி பதிவு செய்யவும்
3. ஆவணப்படுத்தல்: விற்பனையாளர் விலைப்பட்டியல்கள் மற்றும் கடிதத் தொடர்புகளை வைத்திருக்கவும்

கொள்முதல் பதிவு:

1. சரியான நேர பதிவு: பெற்ற உடனேயே கொள்முதல்களைப் பதிவு செய்யவும்
2. துல்லியமான அளவுகள்: பெறப்பட்ட அளவுகள் கொள்முதலுடன் பொருந்துவதை சரிபார்க்கவும்
3. விலை சரிபார்ப்பு: விலைகள் கொள்முதல் ஒப்பந்தங்களுடன் பொருந்துவதை உறுதிப்படுத்தவும்
4. வரி இணக்கம்: சரியான வரி பதிவு மற்றும் கணக்கீடுகளை உறுதிப்படுத்தவும்

கையிருப்பு ஒருங்கிணைப்பு:

1. கையிருப்பு புதுப்பிப்புகள்: கொள்முதலுக்குப் பின் கையிருப்பு புதுப்பிப்புகளை சரிபார்க்கவும்
2. தர சோதனைகள்: கையிருப்பைப் புதுப்பிக்கும் முன் பொருட்களை ஆய்வு செய்யவும்
3. பார்கோடு உருவாக்கம்: புதிய கையிருப்பு பொருட்களுக்கு பார்கோடுகளை உருவாக்கவும்

நிதிக் கட்டுப்பாடுகள்:

1. ஒப்புதல் பணிப்பாய்வு: கொள்முதல் ஒப்புதல் செயல்முறைகளை செயல்படுத்தவும்
2. பட்ஜெட் கடைப்பிடிப்பு: பட்ஜெட்டுகளுக்கு எதிரான கொள்முதல்களைக் கண்காணிக்கவும்
3. கட்டண திட்டமிடல்: பணப்பாய்வை மேம்படுத்த கட்டணங்களைத் திட்டமிடவும்

பொதுவான காட்சிகள் மற்றும் தீர்வுகள்

காட்சி 1: பகுதி சரக்கு பெறப்பட்டது

தீர்வு:

1. பெறப்பட்ட பொருட்களுக்கு மட்டும் கொள்முதல் பதிவை உருவாக்கவும்
2. மீதமுள்ள பொருட்களை நிலுவையில் உள்ளவையாகக் குறிக்கவும்
3. மீதமுள்ள பொருட்கள் வரும்போது கொள்முதலையும் புதுப்பிக்கவும்

காட்சி 2: விலை முரண்பாடு

தீர்வு:

1. விலைப்பட்டியலிடப்பட்ட விலையில் கொள்முதலைப் பதிவு செய்யவும்
2. தெளிவுக்காக விற்பனையாளரைத் தொடர்பு கொள்ளவும்
3. தேவைப்பட்டால் மாற்றங்களுக்கு டெபிட் நோட் உருவாக்கவும்

காட்சி 3: சேதமடைந்த பொருட்கள் பெறப்பட்டன

தீர்வு:

1. சேதமடைந்த பொருட்களுக்கு கையிருப்பைப் புதுப்பிக்க வேண்டாம்
2. ரிட்டர்னுக்கு டெபிட் நோட் உருவாக்கவும்
3. கொள்முதல் பதிவில் நல்ல பொருட்களை மட்டும் பதிவு செய்யவும்

காட்சி 4: பல பொருட்களுடன் கூடிய மொத்த கொள்முதல்

தீர்வு:

1. ஒவ்வொரு பொருளுக்கும் + உருப்படியைச் சேர் என்பதைப் பயன்படுத்தவும்
2. தொடர்புடைய பொருட்களை ஒற்றை கொள்முதலில் தொகுக்கவும்
3. ஒவ்வொரு உருப்படி வகைக்கும் பொருத்தமான வரிகளைப் பயன்படுத்தவும்

பிற தொகுதிகளுடன் ஒருங்கிணைப்பு

கையிருப்பு மேலாண்மை:

• தானியங்கி கையிருப்பு புதுப்பிப்பு: கொள்முதல்கள் கையிருப்பு அளவுகளை அதிகரிக்கின்றன
• கையிருப்பு மதிப்பு கணக்கீடு: சராசரி செலவு மற்றும் மொத்த மதிப்பைப் புதுப்பிக்கிறது
• மறுவரிசை புள்ளிகள்: மறுவரிசை எச்சரிக்கைகளைத் தூண்டலாம்

விற்பனையாளர் மேலாண்மை:

• கொள்முதல் வரலாறு: ஒவ்வொரு விற்பனையாளருடனுமான அனைத்து பரிவர்த்தனைகளையும் கண்காணிக்கிறது
• செலுத்த வேண்டியவை கண்காணிப்பு: நிலுவை இருப்புகளைக் கண்காணிக்கிறது
• செயல்திறன் அளவீடுகள்: விற்பனையாளர் நம்பகத்தன்மை மற்றும் விலை நிர்ணயத்தை பகுப்பாய்வு செய்கிறது

நிதி கணக்கியல்:

• செலவு பதிவு: கொள்முதல்கள் செலவுகள் அல்லது கையிருப்பாகப் பதிவு செய்யப்படுகின்றன
• வரி அறிக்கையிடல்: உள்ளீட்டு வரி கிரெடிட்டுகளைப் பதிவு செய்கிறது
• பணப்பாய்வு மேலாண்மை: வெளிச்செல்லும் கட்டணங்களைக் கண்காணிக்கிறது

அறிக்கைகள் மற்றும் பகுப்பாய்வு:

• கொள்முதல் அறிக்கைகள்: மாதாந்திர, காலாண்டு, வருடாந்திர கொள்முதல் சுருக்கங்கள்
• விற்பனையாளர் பகுப்பாய்வு: விற்பனையாளர் வகை வாரியாக செலவினங்கள்
• கையிருப்பு மதிப்பீடு: வாங்கப்பட்ட பொருட்களின் செலவு

---