டெபிட் நோட் மேலாண்மை

Hbl இன் simpleBillBook இல் டெபிட் நோட்டுகள் vendor வாங்கல்களில் திருப்பல்கள், சேதங்கள் அல்லது மாற்றங்களை பதிவு செய்ய பயன்படுத்தப்படுகின்றன. பொருட்களை திருப்பி வழங்க வேண்டியபோது அல்லது விலை மாற்றங்கள் தேவைப்படும் போது vendor கணக்குகள் மற்றும் inventory பதிவுகளை துல்லியமாக பராமரிக்க உதவுகின்றன.

டெபிட் நோட்டுகளின் மேலோட்டம்

டெபிட் நோட்டுகள் பல நோக்கங்களுக்கு பயன்படுகின்றன:

Purchase Returns: சேதமடைந்த அல்லது தவறான பொருட்களை vendor களுக்கு திருப்பி வழங்குதல்
Damage Claims: vendor களிடமிருந்து பெறப்பட்ட சேதமடைந்த பொருட்களை பதிவு செய்தல்
Price Adjustments: vendor விலை பிழைகளை சரிசெய்தல்
Quantity Adjustments: குறைவான shipment அல்லது கூடுதல் கட்டணங்களை சரிசெய்தல்
Warranty Claims: vendor களுக்கு warranty return செயல்முறைகளை மேற்கொள்ளுதல்

டெபிட் நோட்டுகளை காண்பது

அனைத்து டெபிட் நோட்டுகளையும் காண:

முக்கிய sidebar-இல் இருந்து Manage Purchase → Debit Note பகுதிக்கு செல்லவும்
அனைத்து டெபிட் நோட்டுகளின் விவரங்களுடன் கூடிய அட்டவணையை காண்பீர்கள்

Debit Notes List
படம் 1: நிலை மற்றும் விவரங்களுடன் அனைத்து டெபிட் நோட்டுகளையும் காட்டும் பட்டியல்

டெபிட் நோட் அட்டவணை நெடுவரிசைகள்:

அடையாள விவரங்கள்:

Debit Note No.: தனிப்பட்ட அடையாள எண் (உதா., DN12)
Debit Note Date: டெபிட் நோட் உருவாக்கப்பட்ட தேதி
Vendor: vendor பெயர்
Type: டெபிட் நோட்டிற்கான காரணம் (Damage, Return, Adjustment போன்றவை)

அளவியல் விவரங்கள்:

Qty Debited: திருப்பி வழங்கப்பட்ட / சரிசெய்யப்பட்ட பொருட்களின் மொத்த அளவு
Total Amount: டெபிட் நோட்டின் நிதி மதிப்பு

நிர்வாக தகவல்கள்:

Expiry Date: டெபிட் நோட்டின் செல்லுபடியாகும் காலம்
Status: தற்போதைய நிலை (Draft, Sent, Approved, Processed)

வழிசெலுத்தல் மற்றும் தேடல்:

Type to search: டெபிட் நோட் எண், vendor அல்லது வகை அடிப்படையில் தேடுதல்
Pagination: பக்கங்களை மாற்றுதல் (Previous, 1, Next)
Items per page: ஒரு பக்கத்தில் 10 உருப்படிகள் (மாற்றக்கூடியது)
Select date range: தேதி வரம்பை பயன்படுத்தி தரவை வடிகட்டுதல்

புதிய டெபிட் நோட்டை உருவாக்குதல்

படி 1: டெபிட் நோட் உருவாக்கத்தை அணுகுதல்

டெபிட் நோட் பக்கத்தில் இருந்து Create Debit Note + பொத்தானை கிளிக் செய்யவும்.

படி 2: டெபிட் நோட் விவரங்களை நிரப்புதல்

Create Debit Note Form
படம் 2: புதிய டெபிட் நோட்டுகளை உருவாக்குவதற்கான படிவம்

தலைப்பு தகவல்:

Vendor: dropdown இலிருந்து vendor ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (கட்டாயம்)
Debit Note Date: தற்போதைய தேதியுடன் தானாக நிரப்பப்படும் (திருத்தக்கூடியது)
Expiry Date: டெபிட் நோட்டின் செல்லுபடியாகும் காலம்
Debt Note Type: வகையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (Purchase Return, Damage போன்றவை)
Debit Note No.: அமைப்புகளின் அடிப்படையில் தானாக உருவாக்கப்படும் (உதா., DN 13)
Status: இயல்பாக "Draft" ஆக இருக்கும் (தேவையானால் "Issued", "Applied", "Expired" அல்லது "Cancelled" ஆக மாற்றலாம்)

பொருள் தேர்வு:

vendor ஐத் தேர்ந்தெடுத்த பிறகு பொருட்களைச் சேர்க்கலாம்
vendor வாங்கல் வரலாற்றிலிருந்து பொருட்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
டெபிட் செய்ய வேண்டிய அளவு மற்றும் காரணங்களை உள்ளிடவும்
reference க்காக அசல் வாங்கல் விவரங்களை அமைப்பு காட்டும்

குறிப்புகள் மற்றும் நிதி தகவல்கள்:

Notes: டெபிட் நோட்டிற்கான விரிவான விளக்கத்தைச் சேர்க்கவும்
Subtotal: வரிக்கு முன் உள்ள அனைத்து பொருட்களின் மொத்த மதிப்பு
Tax Amount: கணக்கிடப்பட்ட வரி சரிசெய்தல்
Total Amount: vendor இலிருந்து டெபிட் செய்ய வேண்டிய இறுதி தொகை

படி 3: டெபிட் நோட்டை சேமித்தல்

Create Debit Note: டெபிட் நோட்டை இறுதிப்படுத்தி உருவாக்கவும்
Cancel: டெபிட் நோட்டை ரத்து செய்யவும்

டெபிட் நோட் அமைப்புகள்

டெபிட் நோட் அமைப்புகளை அணுகுதல்

டெபிட் நோட் பக்கத்தில் இருந்து இயல்புநிலை அமைப்புகளை மாற்ற Settings ஐ கிளிக் செய்யவும்.

Debit Note Settings
படம் 3: டெபிட் நோட்டுகளுக்கான கட்டமைப்பு அமைப்புகள்

மாற்றக்கூடிய அமைப்புகள்:

எண் அமைப்பு:

Debit Note Prefix*: தனிப்பயன் prefix (இயல்புநிலை: "DN")
Start Number: தொடக்க வரிசை எண்
Default Validity Days*: டெபிட் நோட்டுகள் செல்லுபடியாக இருக்கும் நாட்களின் எண்ணிக்கை

விதிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகள்:

Default Terms: நிலையான விதிமுறைகளை உள்ளிடவும் (ஒவ்வொரு வரியிலும் ஒன்று)
Return Policies: திருப்பி வழங்கும் நிபந்தனைகள் மற்றும் காலக்கெடுவை குறிப்பிடவும்
Approval Requirements: தேவையானால் approval workflow ஐ அமைக்கவும்

அமைப்புகளை சேமித்தல்:

மாற்றங்களைப் பயன்படுத்த Save Settings ஐ கிளிக் செய்யவும்
மாற்றங்களை நீக்க Cancel ஐ பயன்படுத்தவும்
இந்த அமைப்புகள் எதிர்கால டெபிட் நோட்டுகளுக்கு பொருந்தும்

டெபிட் நோட் நிலை செயல்முறை

1. Draft நிலை (Status: Draft)

டெபிட் நோட் உருவாக்கப்படும்
பொருட்கள் மற்றும் தொகைகளைத் திருத்தலாம்
இன்னும் இறுதிப்படுத்தப்படவில்லை

2. Issued நிலை (Status: Issued)

டெபிட் நோட் vendor க்கு வழங்கப்படும்
மாற்றம் குறித்து vendor க்கு அறிவிக்கப்படும்
செயலாக்கத்திற்காக காத்திருக்கிறது

3. Applied நிலை (Status: Applied)

டெபிட் நோட் தொகை வெற்றிகரமாக பயன்படுத்தப்பட்டது
vendor account புதுப்பிக்கப்பட்டது
வாங்கல் மாற்றம் நிறைவு செய்யப்பட்டது

4. Expiry நிலை (Status: Expired)

டெபிட் நோட்டின் செல்லுபடியாகும் காலம் முடிந்தது
மேலும் பயன்படுத்த முடியாது
புதுப்பித்தல் அல்லது முடித்தல் தேவைப்படும்

5. Cancellation நிலை (Status: Cancelled)

டெபிட் நோட் கைமுறையாக ரத்து செய்யப்பட்டது
தவறான அல்லது நிராகரிக்கப்பட்ட பதிவு
எந்த நிதி மாற்றமும் செயல்படுத்தப்படாது

டெபிட் நோட்டுகளின் வகைகள்

1. Purchase Return Debit Notes

Purpose: சேதமடைந்த, தவறான அல்லது அதிகப்படியான பொருட்களை திருப்பி வழங்குதல்
Impact: inventory ஐ குறைத்து vendor credit ஐ உருவாக்கும்
Timing: பொதுவாக வாங்கல் விதிமுறைகளில் குறிப்பிடப்பட்ட return காலத்திற்குள்

2. Damage Claim Debit Notes

Purpose: சேதமடைந்த பொருட்களுக்கு claim செய்வது
Impact: vendor க்கு செலுத்த வேண்டிய தொகையை குறைக்கும்
Documentation: புகைப்படங்கள், inspection reports தேவைப்படலாம்

3. Price Adjustment Debit Notes

Purpose: vendor invoice விலை பிழைகளை சரிசெய்தல்
Impact: வாங்கல் செலவை மாற்றும்
Basis: வாங்கல் ஒப்பந்தங்கள் அல்லது quotation அடிப்படையில்

4. Quantity Adjustment Debit Notes

Purpose: குறைவான shipment அல்லது அளவீட்டு பிழைகளை சரிசெய்தல்
Impact: காணாமல் போன அளவுகளுக்கான செலுத்த வேண்டிய தொகையை குறைக்கும்
Verification: பெறப்பட்ட reports அடிப்படையில்

5. Warranty Return Debit Notes

Purpose: warranty அடிப்படையில் பொருட்களை திருப்பி வழங்குதல்
Impact: vendor replacement அல்லது credit வழங்குவார்
Conditions: warranty விதிமுறைகளை பூர்த்தி செய்ய வேண்டும்