Skip to main content

இன்வாய்ஸ் மேலாண்மை (விற்பனை)

Hbl இன் simpleBillBook இல் invoice management மூலம் sales invoices-ஐ உருவாக்கலாம், customer transactions-ஐ கண்காணிக்கலாம் மற்றும் பெற வேண்டிய தொகைகளை நிர்வகிக்கலாம். இந்த வழிகாட்டி sales invoices உருவாக்குதல், invoice settings அமைத்தல் மற்றும் முழுமையான sales cycle-ஐ நிர்வகிப்பதை விளக்குகிறது.

Sales Invoices பற்றிய மேலோட்டம்​

Sales invoices என்பது விற்கப்பட்ட பொருட்கள் அல்லது வழங்கப்பட்ட சேவைகளுக்காக வாடிக்கையாளர்களுக்கு வழங்கப்படும் அதிகாரப்பூர்வ ஆவணங்கள். அவை பின்வருவனவாக செயல்படுகின்றன:

  • விற்பனையின் சட்டபூர்வ பதிவுகள்
  • பணம் செலுத்த வேண்டிய கோரிக்கை
  • வரி ஆவணங்கள்
  • Inventory குறைப்பு trigger

Sales Invoices-ஐ காண்பது​

அனைத்து sales invoices-ஐ காண:

  1. முக்கிய sidebar-இல் இருந்து Manage Sales → Invoice பகுதிக்கு செல்லவும்
  2. அனைத்து sales transactions-ஐ பட்டியலிடும் table-ஐ காண்பீர்கள்

Sales Invoices List
படம் 1: payment status உடன் அனைத்து transactions-ஐ காட்டும் sales invoices பட்டியல்

Sales Invoice Table Columns:​

Transaction விவரங்கள்:

  • Sales Number: தனித்துவமான invoice number (உதா., HBL1, HBL2)
  • Sale Date: விற்பனை தேதி
  • Customer: வாடிக்கையாளர் பெயர்
  • Qty: விற்கப்பட்ட பொருட்களின் மொத்த அளவு

நிதி தகவல்கள்:

  • Total: invoice-இன் மொத்த தொகை
  • Amount Paid: வாடிக்கையாளரிடமிருந்து பெறப்பட்ட தொகை
  • Payment Status: Paid/Unpaid/Partial நிலை
  • Created By: invoice உருவாக்கிய பயனர்

தேடல் மற்றும் வழிசெலுத்தல்:​

  • Type to search: sales number, customer அல்லது date மூலம் தேடுதல்
  • Select date range: தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட தேதிகளின் அடிப்படையில் sales records-ஐ filter செய்தல்
  • Pagination: invoice pages இடையே நகர்தல்
  • Status Filters: payment status அடிப்படையில் filter செய்தல் (இருந்தால்)

புதிய Sales Invoice உருவாக்குதல்​

படி 1: Invoice உருவாக்கத்தை அணுகுதல்​

sales invoices page-இல் இருந்து Create Sale button-ஐ கிளிக் செய்யவும்.

படி 2: Invoice விவரங்களை நிரப்புதல்​

Create Sale Form
படம் 2: புதிய sales invoices உருவாக்குவதற்கான form

Header தகவல்கள்:

  • Customer*: dropdown-இல் இருந்து customer-ஐ தேர்வு செய்யவும் (கட்டாயம்)
  • Sale Number: settings அடிப்படையில் auto-generated (உதா., HBL 2)
  • E-way Bill Number: GST compliance க்காக (தேவையானால்)

Item தேர்வு:

  1. invoice-இல் products சேர்க்க + Add Item ஐ கிளிக் செய்யவும்
  2. dropdown-இல் இருந்து Product ஐ தேர்வு செய்யவும்
  3. quantity, unit price மற்றும் பிற விவரங்களை உள்ளிடவும்:
  4. Description: கூடுதல் item அல்லது sales தகவலை சேர்க்க
  5. Notes: invoice தொடர்பான கூடுதல் குறிப்புகள் அல்லது முக்கிய விவரங்களை சேர்க்க பயன்படும்

Item Columns:

  • Product: inventory-இல் உள்ள item name
  • Qty*: விற்கப்பட்ட அளவு (கட்டாயம்)
  • Unit Price*: unit ஒன்றின் விற்பனை விலை (கட்டாயம்)
  • Discount %: வழங்கப்பட்ட discount சதவீதம்
  • Tax %: பொருந்தக்கூடிய வரி விகிதம்
  • Total: line item மொத்தம் (தானாக கணக்கிடப்படும்)

Payment தகவல்கள்:

  • Payment Method: payment type தேர்வு செய்யவும் (Cash, Card, Bank Transfer போன்றவை)
  • Amount Paid: விற்பனை நேரத்தில் பெறப்பட்ட தொகையை உள்ளிடவும்
  • Payment Status: amount paid மற்றும் total அடிப்படையில் தானாக புதுப்பிக்கப்படும்

Tax கணக்கீடுகள்:

  • VAT Rate: Value Added Tax rate
  • VAT Amount: கணக்கிடப்பட்ட tax amount
  • VAT Due Date: tax payment deadline
  • Total with Tax: taxes உட்பட இறுதி தொகை

கூடுதல் கட்டணம் சேர்த்தல்​

1. தலைப்பு – “Add Additional Charge”
இந்த popup-இன் நோக்கத்தை காட்டி, பயனருக்கு செய்யப்படும் செயலை விளக்குகிறது.

2. Label Field
charge name-ஐ உள்ளிட பயன்படும் (உதா., Delivery Charges, Packing Charges).

3. Amount Field (₹)
கூடுதல் charge amount-ஐ இந்திய ரூபாயில் உள்ளிட அனுமதிக்கிறது.

4. Cancel Button
உள்ளிடப்பட்ட தகவல்களை சேமிக்காமல் popup-ஐ மூடுகிறது.

5. Add Charge Button
உள்ளீடுகளை சரிபார்த்து, charge-ஐ bill/order summary-இல் சேர்க்கிறது.

படி 3: Invoice-ஐ சேமித்தல்​

  • Save Invoice: invoice-ஐ சேமித்து printable invoice உருவாக்கும்
  • Save and Send Email: invoice-ஐ சேமித்து customer-க்கு email அனுப்பும்
  • Cancel: invoice-ஐ நிராகரிக்கும்

Invoice Actions மற்றும் மேலாண்மை​

கிடைக்கும் Invoice Actions:​

Invoice Actions
படம் 3: action buttons உடன் sales invoice

Invoices-இல் பொதுவான Actions:

  • View: முழு invoice விவரங்களை காண
  • Edit: invoice-ஐ மாற்ற (finalize செய்யப்படவில்லை என்றால்)
  • Print: printable version உருவாக்க
  • Email: customer-க்கு electronic முறையில் அனுப்ப
  • Duplicate: அதே மாதிரியான invoice-ஐ விரைவாக உருவாக்க
  • Void/Cancel: cancelled என குறிக்க
  • Payment: கூடுதல் payments பதிவு செய்ய

Payment செயல்முறை:​

  1. பட்டியலில் invoice-ஐ கண்டுபிடிக்கவும்
  2. Payment அல்லது அதற்குச் சமமான action-ஐ கிளிக் செய்யவும்
  3. payment amount மற்றும் method-ஐ உள்ளிடவும்
  4. payment status-ஐ update செய்யவும்

Invoice Settings Configuration​

Invoice Settings-ஐ அணுகுதல்​

sales management section-இல் இருந்து gear icon அல்லது Settings menu மூலம் settings-ஐ அணுகவும்.

Sales Settings
படம் 4: invoice numbering மற்றும் configuration settings

மாற்றக்கூடிய Settings:​

Invoice Numbering:

  • Sales Prefix*: invoice numbers க்கான custom prefix (default: HBL)
  • Start Number*: தொடக்க sequence number (கட்டாயம்)
  • Last Used Number: system கடைசியாக உருவாக்கப்பட்ட எண்ணை கண்காணிக்கும்
  • Next Sales Number: அடுத்த auto-generated number preview

Terms and Conditions:

  • Default Terms: அனைத்து invoices க்குமான standard terms
  • Payment Terms: default payment conditions (Net 30, Due on receipt போன்றவை)
  • Return Policy: standard return conditions

Sales Custom Fields Settings

  • Custom Field 1: sales invoice க்கான கூடுதல் field label அமைத்தல்
  • Custom Field 2: தேவையானால் மற்றொரு reference field சேர்த்தல்
  • Custom Field 3: business requirements க்காக கூடுதல் invoice field உருவாக்குதல்

Tax Configuration:

  • Default Tax Rate: items க்கான standard tax rate
  • Tax Calculations: tax inclusion/exclusion அமைத்தல்
  • Tax Identification: company tax details

Settings சேமித்தல்:​

  • Save Settings ஐ கிளிக் செய்து மாற்றங்களை செயல்படுத்தவும்
  • Cancel ஐ பயன்படுத்தி மாற்றங்களை நிராகரிக்கவும்
  • settings அனைத்து எதிர்கால invoices-களுக்கும் பொருந்தும்

Sales Invoice Workflow​

முழுமையான Sales செயல்முறை:​

1. Preparation Stage:​

  • customer system-இல் உள்ளாரா என்பதை உறுதிசெய்யவும்
  • product availability சரிபார்க்கவும்
  • pricing மற்றும் discounts சரிபார்க்கவும்

2. Invoice Creation:​

  • customer-ஐ தேர்வு செய்யவும்
  • quantities மற்றும் prices உடன் items சேர்க்கவும்
  • தேவையானால் discounts பயன்படுத்தவும்
  • taxes கணக்கிடவும்

3. Payment Processing:​

  • payment method பதிவு செய்யவும்
  • amount paid உள்ளிடவும்
  • payment receipt உருவாக்கவும்
  • inventory stock update செய்யவும்

4. Documentation:​

  • invoice print அல்லது email செய்யவும்
  • records க்காக copy சேமிக்கவும்
  • customer account update செய்யவும்

5. Post-Sale:​

  • outstanding payments-ஐ track செய்யவும்
  • payment reminders அனுப்பவும்
  • returns களை handle செய்யவும்
  • sales reports update செய்யவும்

Sales Transactions வகைகள்​

1. Cash Sales​

  • உடனடி payment பெறப்படும்
  • inventory உடனடியாக update ஆகும்
  • எளிய transaction flow

2. Credit Sales​

  • payment எதிர்கால தேதிக்கு மாற்றப்படும்
  • customer account charge செய்யப்படும்
  • payment terms பொருந்தும்

3. Partial Payment Sales​

  • sale நேரத்தில் ஒரு பகுதி payment பெறப்படும்
  • மீதமுள்ள தொகை receivable ஆக பதிவு செய்யப்படும்
  • balance க்காக follow-up தேவைப்படும்

4. Proforma Invoices​

  • quotation க்கான preliminary invoices
  • inventory impact இல்லை
  • actual invoice ஆக மாற்றலாம்

Invoice Management க்கான சிறந்த நடைமுறைகள்​

துல்லியமான Invoices உருவாக்குதல்:​

  1. முழுமையான Customer தகவல்: customer details அனைத்தும் சரியாக உள்ளதா உறுதிசெய்யவும்
  2. சரியான Item தேர்வு: products மற்றும் quantities இருமுறை சரிபார்க்கவும்
  3. சரியான Pricing: selling prices மற்றும் discounts சரிபார்க்கவும்
  4. வரி இணக்கம்: சரியான tax calculations உள்ளதா உறுதிசெய்யவும்
  5. தெளிவான Terms: payment terms தெளிவாக குறிப்பிடவும்

Payment Management:​

  1. உடனடி பதிவு: payments பெறப்பட்டவுடன் பதிவு செய்யவும்
  2. Receipt வழங்குதல்: அனைத்து payments க்கும் receipt வழங்கவும்
  3. Outstanding Tracking: unpaid invoices-ஐ தொடர்ந்து கண்காணிக்கவும்
  4. Payment Reminders: சரியான நேரத்தில் reminders அனுப்பவும்

Customer Communication:​

  1. விரைவான Invoicing: sale முடிந்தவுடன் invoice அனுப்பவும்
  2. தெளிவான Documentation: invoice எளிதாக புரியும் வகையில் இருக்க வேண்டும்
  3. Professional Format: professional invoice templates பயன்படுத்தவும்
  4. பல வழிகள்: print மற்றும் electronic options வழங்கவும்

Record Keeping:​

  1. ஒழுங்கான Filing: invoice records-ஐ ஒழுங்காக பராமரிக்கவும்
  2. Backup Systems: digital மற்றும் physical backups வைத்திருக்கவும்
  3. Audit Trail: முழுமையான transaction history பராமரிக்கவும்
  4. Regular Reconciliation: bank deposits உடன் sales reconcile செய்யவும்

பிற Modules உடன் ஒருங்கிணைப்பு​

Customer Management:​

  • Sales History: ஒவ்வொரு customer உடனான transactions-ஐ track செய்கிறது
  • Credit Limits: customer credit utilization-ஐ கண்காணிக்கிறது
  • Payment Patterns: customer payment behavior-ஐ பகுப்பாய்வு செய்கிறது

Inventory Management:​

  • Stock Reduction: sale நடந்தவுடன் inventory தானாக குறையும்
  • Stock Alerts: low stock warnings trigger செய்யலாம்
  • Sales Analysis: fast-moving மற்றும் slow-moving items-ஐ கண்டறியும்

Financial Accounting:​

  • Revenue Recording: sales income ஆக பதிவு செய்யப்படும்
  • Receivable Tracking: outstanding customer balances-ஐ கண்காணிக்கும்
  • Tax Reporting: output tax liabilities-ஐ பதிவு செய்கிறது

Reporting and Analytics:​

  • Sales Reports: daily, weekly, monthly sales summaries
  • Customer Analysis: customer category அடிப்படையிலான sales
  • Product Performance: best-selling items analysis
  • Payment Collection: collection efficiency metrics

பொதுவான சூழ்நிலைகள் மற்றும் தீர்வுகள்​

Scenario 1: Partial Delivery​

தீர்வு:

  1. வழங்கப்பட்ட items க்கான invoice மட்டும் உருவாக்கவும்
  2. pending items-ஐ future delivery க்காக note செய்யவும்
  3. மீதமுள்ள items வழங்கப்பட்டபின் தனி invoice உருவாக்கவும்

Scenario 2: விற்பனைக்கு பிறகு விலை பேச்சுவார்த்தை​

தீர்வு:

  1. price difference க்காக credit note உருவாக்கவும்
  2. அல்லது payment ஏற்கனவே செய்யப்பட்டிருந்தால் refund வழங்கவும்
  3. adjustment க்கான காரணத்தை பதிவு செய்யவும்

Scenario 3: Customer Proforma கேட்டால்​

தீர்வு:

  1. estimated amounts உடன் proforma invoice உருவாக்கவும்
  2. "Proforma" அல்லது "Quotation" என தெளிவாக குறிக்கவும்
  3. order confirm ஆனபின் actual invoice ஆக மாற்றவும்

Scenario 4: Discount உடன் Bulk Order​

தீர்வு:

  1. invoice முழுவதுக்கும் percentage discount apply செய்யவும்
  2. அல்லது fixed amount discount வழங்கவும்
  3. discount calculation invoice-இல் தெளிவாக இருக்க வேண்டும்

Scenario 5: Tax-Exempt Customer​

தீர்வு:

  1. customer tax exemption certificate சரிபார்க்கவும்
  2. அந்த customer க்கு tax rate-ஐ 0% ஆக அமைக்கவும்
  3. exemption details பதிவு செய்யவும்

Reports and Analytics​

கிடைக்கும் Sales Reports:​

  1. Sales Summary: குறிப்பிட்ட காலத்திற்கான மொத்த sales
  2. Outstanding Invoices: unpaid invoices aging report
  3. Customer Statements: customer ஒன்றிற்கு விரிவான statements
  4. Product Sales: product அடிப்படையிலான sales performance
  5. Tax Reports: collected மற்றும் payable sales tax
  6. Collection Efficiency: payment collection performance

கண்காணிக்க வேண்டிய முக்கிய அளவுகோல்கள்:​

  • Days Sales Outstanding (DSO): சராசரி collection period
  • Sales Growth: month-over-month sales increase
  • Collection Rate: சரியான நேரத்தில் செலுத்தப்பட்ட invoices சதவீதம்
  • Average Invoice Value: சராசரி sale amount
  • Customer Retention: repeat customer sales