கிரெடிட் நோட் மேலாண்மை

Hbl இன் simpleBillBook இல் கிரெடிட் நோட்டுகள் விற்பனை திருப்பல்களை செயலாக்க, பணத்தை திருப்பி வழங்க அல்லது வாடிக்கையாளர் விற்பனைகளில் மாற்றங்களைச் செய்ய பயன்படுத்தப்படுகின்றன. பொருட்கள் திருப்பி வழங்கப்படும் போது அல்லது விற்பனைக்குப் பிறகு விலை மாற்றங்கள் தேவைப்படும் போது, வாடிக்கையாளர் கணக்குகள் மற்றும் சரக்கு பதிவுகளை துல்லியமாக பராமரிக்க உதவுகின்றன.

கிரெடிட் நோட்டுகளின் மேலோட்டம்

கிரெடிட் நோட்டுகள் பல முக்கிய செயல்பாடுகளை வழங்குகின்றன:

• விற்பனை திருப்பல்கள்: வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து விற்கப்பட்ட பொருட்களின் திருப்பலை செயலாக்குதல்
• பணம் திருப்பி வழங்கல்: திருப்பி வழங்கப்பட்ட அல்லது திருப்தியளிக்காத பொருட்களுக்கு பணத்தை திருப்பி வழங்குதல்
• விலை சரிசெய்தல்: ஆரம்ப விற்பனையில் ஏற்பட்ட விலை பிழைகளை சரிசெய்தல்
• தள்ளுபடி பயன்பாடு: விற்பனைக்குப் பிறகு தள்ளுபடி அல்லது கிரெடிட் வழங்குதல்
• உத்தரவாத கோரிக்கைகள்: உத்தரவாத மாற்றங்கள் அல்லது கிரெடிட்களை செயலாக்குதல்

கிரெடிட் நோட்டுகளை காண்பது

அனைத்து கிரெடிட் நோட்டுகளையும் காண:

1. முக்கிய sidebar-இல் இருந்து Manage Sales → Credit Note / Return... என்பதிற்கு செல்லவும்
2. அனைத்து கிரெடிட் நோட்டுகளையும் காட்டும் ஒரு அட்டவணையை காண்பீர்கள் (கிரெடிட் நோட்டுகள் இல்லையெனில் காலியாக இருக்கும்)

படம் 1: அனைத்து கிரெடிட் நோட்டுகளின் விவரங்களைக் காட்டும் பட்டியல்

கிரெடிட் நோட் அட்டவணை நெடுவரிசைகள்:

அடையாள விவரங்கள்:

• Credit Note No.: தனிப்பட்ட அடையாள எண் (உதா., CN1, CN2, CN3)
• Sale Number: அசல் விற்பனை இன்வாய்ஸ் எண் (உதா., HBL1)
• Customer: வாடிக்கையாளர் பெயர்
• Credit Note Date: கிரெடிட் நோட் உருவாக்கப்பட்ட தேதி

அளவியல் தகவல்:

• Qty Credited: திருப்பி வழங்கப்பட்ட / கிரெடிட் செய்யப்பட்ட பொருட்களின் மொத்த அளவு
• Total Amount: கிரெடிட் நோட்டின் நிதி மதிப்பு

நிர்வாக விவரங்கள்:

• Expiry Date: கிரெடிட் நோட்டின் செல்லுபடியாகும் காலம்
• Status: தற்போதைய நிலை (Draft, Issued, Applied, Expired, Cancelled)

இடைமுக அம்சங்கள்:

• Type to search: ஏற்கனவே உள்ள கிரெடிட் நோட்டுகளை தேடும் வசதி
• Select Date Range: தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட தேதி வரம்பின் அடிப்படையில் கிரெடிட் நோட்டுகளை வடிகட்டுதல்
• Previous/Next: பக்க மாற்றத்திற்கான வழிசெலுத்தல் பொத்தான்கள்
• Empty State: கிரெடிட் நோட்டுகள் இல்லையெனில் “No results” செய்தி
• Pagination: பொதுவாக ஒரு பக்கத்தில் 10 உருப்படிகள் காட்டப்படும்

புதிய கிரெடிட் நோட்டை உருவாக்குதல்

படி 1: கிரெடிட் நோட் உருவாக்கப் பக்கத்தை அணுகுதல்

கிரெடிட் நோட் பக்கத்தில் இருந்து Create Credit Note அல்லது அதற்கு ஒத்த பொத்தானை கிளிக் செய்யவும்.

படி 2: கிரெடிட் நோட் விவரங்களை நிரப்புதல்

படம் 2: புதிய கிரெடிட் நோட்டுகளை உருவாக்குவதற்கான படிவம்

தலைப்பு தகவல்:

• Customer*: dropdown இலிருந்து வாடிக்கையாளரைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (கட்டாயம்)
• Customer Details: கிடைத்தால் நிறுவனத்தின் பெயரை காட்டும்
• Select Sale: வாடிக்கையாளரின் முந்தைய விற்பனை வரலாற்றிலிருந்து அசல் விற்பனை இன்வாய்ஸைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
• Credit Note Date: தற்போதைய தேதியுடன் தானாக நிரப்பப்படும் (திருத்தக்கூடியது)
• Expiry Date: கிரெடிட் நோட்டின் செல்லுபடியாகும் காலம்
• Credit Note No.: அமைப்புகளின் அடிப்படையில் தானாக உருவாக்கப்படும்
• Status: இயல்பாக “Issued” அல்லது “Draft” ஆக இருக்கும்

விற்பனை தகவல் காட்சி:

• Credit Note for Sale: அசல் விற்பனை விவரங்களைக் காட்டும் (உதா., HBL1)
• Sale Details: அசல் விற்பனை தேதி மற்றும் தொகை
• Available Sales: கிரெடிட் நோட்டிற்கு தகுதியான அனைத்து விற்பனைகளையும் பட்டியலிடும்

பொருள் தேர்வு:

1. அசல் விற்பனையில் உள்ள Sale Item ஐத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
2. திருப்பி வழங்க கிடைக்கும் அளவை காட்டும் (உதா., “Available: 1”)
3. கிரெடிட் / திருப்பி வழங்க வேண்டிய அளவை உள்ளிடவும்
4. அமைப்பு அசல் விற்பனையிலிருந்து பொருள் விவரங்களைக் காட்டும்
5. மேலும் பொருட்களைச் சேர்க்க Add Item ஐ கிளிக் செய்யவும்

கூடுதல் தகவல்:

• Notes: கிரெடிட் நோட்டிற்கான விரிவான விளக்கம்
• Reason Code: கிரெடிட் நோட்டிற்கான காரண வகை
• Refund Method: கிரெடிட் எவ்வாறு பயன்படுத்தப்படும் (பணம் திருப்புதல், கணக்கு கிரெடிட் போன்றவை)

படி 3: கிரெடிட் நோட்டை சேமித்தல்

• Save as Draft: பின்னர் செயலாக்குவதற்காக சேமிக்கவும்
• Issue Credit Note: இறுதிப்படுத்தி வாடிக்கையாளருக்கு வழங்கவும்
• Cancel: கிரெடிட் நோட்டை ரத்து செய்யவும்

கிரெடிட் நோட் அமைப்புகள்

கிரெடிட் நோட் அமைப்புகளை அணுகுதல்

கிரெடிட் நோட் பக்கத்தில் இருந்து இயல்புநிலை அமைப்புகளை மாற்ற Settings ஐ கிளிக் செய்யவும்.

படம் 3: கிரெடிட் நோட்டுகளுக்கான கட்டமைப்பு அமைப்புகள்

மாற்றக்கூடிய அமைப்புகள்:

எண் அமைப்பு:

• Credit Note Prefix*: தனிப்பயன் முன்னொட்டு (இயல்புநிலை: “CN”)
• Start Number*: தொடக்க வரிசை எண் (கட்டாயம்)
• Last Used Number: கடைசியாக பயன்படுத்தப்பட்ட எண்ணை அமைப்பு கண்காணிக்கும்
• Next Credit Note: அடுத்ததாக தானாக உருவாகும் எண்ணின் முன்னோட்டம்

செல்லுபடியாகும் காலம் மற்றும் விதிமுறைகள்:

• Default Validity Days*: கிரெடிட் நோட்டுகள் செல்லுபடியாக இருக்கும் நாட்களின் எண்ணிக்கை (இயல்புநிலை: 60)
• Terms and Conditions: நிலையான விதிமுறைகளை உள்ளிடவும் (ஒவ்வொரு வரியிலும் ஒன்று)
• Return Policies: திருப்பி வழங்கும் நிபந்தனைகள் மற்றும் காலக்கெடுவை குறிப்பிடவும்
• Refund Policies: பணம் திருப்பி வழங்கும் செயல்முறை விதிகளை வரையறுக்கவும்

செயல்முறை அமைப்புகள்:

• Default Status: புதிய கிரெடிட் நோட்டுகளுக்கான ஆரம்ப நிலை
• Approval Requirements: தேவையானால் ஒப்புதல் செயல்முறைகளை அமைக்கவும்
• Auto-Apply Credits: வாடிக்கையாளர் கணக்குகளில் கிரெடிட்களை தானாக பயன்படுத்துதல்

அமைப்புகளை சேமித்தல்:

• மாற்றங்களைப் பயன்படுத்த Save Settings ஐ கிளிக் செய்யவும்
• மாற்றங்களை நீக்க Cancel ஐ பயன்படுத்தவும்
• இந்த அமைப்புகள் எதிர்கால கிரெடிட் நோட்டுகளுக்கு பொருந்தும்

கிரெடிட் நோட் செயல்முறை (Workflow)

ஒரு சாதாரண கிரெடிட் நோட்டின் வாழ்க்கைச் சுழற்சி:

1. உருவாக்க நிலை (நிலை: Draft)

• பொருட்கள் மற்றும் காரணங்களுடன் கிரெடிட் நோட் உருவாக்கப்படும்
• திருத்தவும் மாற்றவும் முடியும்
• இன்னும் வாடிக்கையாளருக்கு தெரிவிக்கப்படவில்லை

2. மதிப்பாய்வு நிலை (நிலை: Pending Review)

• துல்லியத்திற்கான உள்நிலை மதிப்பாய்வு
• தேவையானால் மேலாளர் ஒப்புதல்
• ஆவண சரிபார்ப்பு

3. வழங்கும் நிலை (நிலை: Issued)

• வாடிக்கையாளருக்கு வழங்கப்படும்
• வாடிக்கையாளர் பெற்றதை உறுதிப்படுத்துவார்
• கிரெடிட் பயன்படுத்த தயாராக இருக்கும்